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kbcrm/ai-context/konzept-für-telefon-akquise-workflow.md
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gg 5a39c64880 docs(ai-context): Konzept für Telefon-Akquise-Workflow hinzugefügt 
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2026-09-20 20:21:40 +02:00

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📌 CRM-Konzept für den Telefon-Akquise-Workflow

📂 1. Datenmodell (Anpassungen)

1.1. Bestehende Tabellen (ohne Änderungen)

  • User (Mitarbeiter)
  • Customer (Kunde)
  • Project (Projekt)
  • Contact (Kontakt)
  • ProjektUser (Zuordnung User → Projekt)
  • CallLogsTag (Zuordnung CallLog → Tag)

1.2. Anpassungen an bestehenden Tabellen

Tag (Erweiterung für Wiedervorlage-Logik)

Feld Typ Beschreibung Standardwert
id Integer Primärschlüssel -
name String(200) Name des Tags -
description String(2000) Beschreibung (optional) NULL
color String(20) Farbe für UI (optional) NULL
parent_id Integer Selbstreferenz für hierarchische Tags NULL
is_parent Boolean True = Gruppierungsknoten False
is_erledigend Boolean True = Kontakt wird als erledigt markiert, wenn dieser Tag zugewiesen wird False
loest_wiedervorlage_aus Boolean True = Tag löst eine Wiedervorlage aus False
wiedervorlage_abstand_tage Integer Anzahl Tage bis zur Wiedervorlage (falls loest_wiedervorlage_aus = True) NULL

CallLog (Anpassung für Wiedervorlage-Datum)

Feld Typ Beschreibung Standardwert
id Integer Primärschlüssel -
contact_id Integer Fremdschlüssel → Contact -
user_id Integer Fremdschlüssel → User -
note_text Text Text der Gesprächsnotiz -
created_at DateTime Erstellungsdatum CURRENT_TIMESTAMP
wiedervorlage_datum Date Wiedervorlage-Datum (automatisch berechnet oder manuell überschrieben) NULL

Contact (Anpassung für optimistisches Locking)

Feld Typ Beschreibung Standardwert
id Integer Primärschlüssel -
project_id Integer Fremdschlüssel → Project -
first_name String(100) Vorname des Kontakts -
last_name String(100) Nachname des Kontakts -
phone String(20) Telefonnummer -
email String(100) E-Mail (optional) NULL
version Integer Versionsnummer für optimistisches Locking 0

Project (kein Status-Feld)

Feld Typ Beschreibung Standardwert
id Integer Primärschlüssel -
customer_id Integer Fremdschlüssel → Customer -
name String(200) Name des Projekts -
created_at DateTime Erstellungsdatum CURRENT_TIMESTAMP

1.3. Neue Methoden (Statusberechnung)

Methode für Contact: is_erledigt()

  • Zweck: Dynamisch prüfen, ob ein Kontakt als erledigt gilt.
  • Logik:
    • Falls der Kontakt keine Gesprächsnotizen hat → False (nicht erledigt).
    • Falls alle Gesprächsnotizen des Kontakts mindestens einen Tag mit is_erledigend = True haben → True (erledigt).
    • Sonst → False (nicht erledigt).

Pseudocode:

# Methode in der Contact-Klasse
def is_erledigt(self):
    if not self.call_logs:
        return False
    for notiz in self.call_logs:
        for tag in notiz.tags:
            if not tag.is_erledigend:
                return False
    return True

Methode für Project: is_erledigt()

  • Zweck: Dynamisch prüfen, ob ein Projekt als erledigt gilt.
  • Logik:
    • Falls das Projekt keine Kontakte hat → True (erledigt).
    • Falls alle Kontakte des Projekts is_erledigt() = True sind → True (erledigt).
    • Sonst → False (nicht erledigt).

Pseudocode:

# Methode in der Project-Klasse
def is_erledigt(self):
    if not self.contacts:
        return True
    for kontakt in self.contacts:
        if not kontakt.is_erledigt():
            return False
    return True

1.4. Neue Tabellen (für spätere Protokollierung)

KontaktLog (optional)

Feld Typ Beschreibung
id Integer Primärschlüssel
kontakt_id Integer Fremdschlüssel → Contact
user_id Integer Fremdschlüssel → User
timestamp DateTime Zeitstempel der Änderung
aktion String(50) Art der Änderung (z. B. "Notiz hinzugefügt")
alte_werte JSON Alte Werte (z. B. {"wiedervorlage_datum": "2026-09-20"})
neue_werte JSON Neue Werte (z. B. {"wiedervorlage_datum": "2026-09-25"})

🖥️ 2. Benutzeroberfläche (Masken & Workflows)

2.1. Hauptmenü

  • Menüpunkte:
    • Tages-Workflow
    • Projekte
    • Kontakte
    • Statistiken

2.2. Tages-Workflow: Gefilterte Liste

Anzeige

  • Tabellenansicht mit Spalten:

    Spalte Beschreibung Beispiel
    Kunde Name des Kunden "Muster GmbH"
    Projekt Name des Projekts "Neukundengewinnung 2026"
    Kontakt Name des Ansprechpartners "Max Mustermann"
    Telefon Telefonnummer "+49 123 45678"
    Letzte Notiz Kurztext der letzten Gesprächsnotiz "Nicht erreicht"
    Wiedervorlage Nächstes Wiedervorlage-Datum "20.09.2026"
    Status Dynamisch berechnet (is_erledigt()) "Offen" / "Erledigt"

  • Sortierung:

    1. Überfällige Wiedervorlagen
    2. Kontakte ohne Gesprächsnotizen
    3. Kontakte mit Wiedervorlage in der aktuellen Woche

Filterleiste

Filter Typ Mögliche Werte
Kunde Dropdown Alle Kunden, die der Mitarbeiter bearbeiten darf
Projektstatus Dropdown Offen, In Bearbeitung (dynamisch berechnet)
Tag-Kategorie Dropdown Erledigend, Nicht-erledigend, Wiedervorlage-Tags
Einzelne Tags Multi-Select Alle verfügbaren Tags (z. B. "Nicht erreicht", "Wiedervorlage")
Wiedervorlage-Datum Dropdown Heute, Nächste 3 Tage, Überfällig, Aktuelle Woche
  • Aktionsbuttons:
    • "Filter anwenden" (Aktualisiert die Liste)
    • "Zurücksetzen" (Setzt alle Filter zurück)
    • "Workflow beginnen" (Startet die Bearbeitung mit dem ersten Eintrag)

2.3. Bearbeitungsmaske

Kopfzeile: Projekt- und Kontaktinformationen

  • Kundeninfo: Name des Kunden und Projektname.
  • Kontaktinfo: Name, Telefonnummer, E-Mail.
  • Button: "Kontakt bearbeiten"

Beispiel:

Kunde: Muster GmbH
Projekt: Neukundengewinnung 2026
Kontakt: Max Mustermann | +49 123 45678 | max@muster.de

Tabelle der bisherigen Gesprächsnotizen

Spalte Beschreibung Beispiel
Datum Erstellungsdatum und Uhrzeit "19.09.2026, 14:30"
Mitarbeiter Name des Mitarbeiters "Gerd Goldberg"
Notiz Text der Gesprächsnotiz "Nicht erreicht"
Tags Zugewiesene Tags "Nicht erreicht, Wiedervorlage"
Wiedervorlage Wiedervorlage-Datum "20.09.2026"
  • Sortierung: Neueste Notiz zuerst.
  • Funktionen:
    • Klick auf Notiz → Details anzeigen.
    • Button: "Notiz bearbeiten"

Formular für neue Gesprächsnotiz

  • Felder:
    • Notiztext (Textarea, Pflichtfeld)
    • Tags (Multi-Select-Dropdown mit allen verfügbaren Tags)
    • Wiedervorlage-Datum (Datumspicker, automatisch berechnet oder manuell überschreibbar)
  • Buttons:
    • "Speichern und weiter" (Speichert und lädt den nächsten Kontakt)
    • "Speichern" (Speichert und bleibt auf dem aktuellen Kontakt)
    • "Abbrechen" (Verwirft Änderungen, Rückkehr zur Liste)

Navigation

  • Button: "Zurück zur Liste":
    • Kehrt zur gefilterten Liste zurück.
    • Die Liste berücksichtigt bereits alle Änderungen (z. B. neue Notizen, Statusänderungen).
  • Button: "Nächster Kontakt":
    • Lädt manuell den nächsten Kontakt aus der Liste.

2.4. Konfliktmeldung (bei optimistischem Locking)

  • Anzeige: 
    Dieser Kontakt wurde von [Mitarbeiter] bearbeitet und als erledigt markiert. 
Möchten Sie die aktuelle Version neu laden?
  • Optionen:
    • "Neu laden" (Lädt die aktuelle Version des Kontakts).
    • "Trotzdem speichern" (Überschreibt die Änderungen, nur für Admins).

2.5. Hinweis bei übersprungenen Kontakten

  • Automatisches Überspringen von Kontakten, die nicht mehr den Filterkriterien entsprechen.
  • Hinweis in der UI: 
    Kontakt [Name] wurde übersprungen, da er nicht mehr den Filterkriterien entspricht 
(Grund: [z. B. 'Wiedervorlage-Datum außerhalb der gefilterten Woche' oder 'Kontakt wurde als erledigt markiert']).

🔄 3. Workflows & Logik

3.1. Wiedervorlage-Datum Berechnung

  • Automatische Berechnung:
    • Falls kein manuelles wiedervorlage_datum in der Notiz gesetzt ist:
      • Minimum der wiedervorlage_abstand_tage aller ausgewählten Tags mit loest_wiedervorlage_aus = True.
      • Wiedervorlage-Datum = Erstellungsdatum der Notiz + Minimum-Abstand.
  • Manuelle Überschreibung:
    • Der Mitarbeiter kann das wiedervorlage_datum jederzeit manuell ändern (z. B. über den Datumspicker).

3.2. Statusberechnung (dynamisch)

  • Kontaktstatus:
    • Wird dynamisch über die Methode is_erledigt() berechnet (siehe 1.3).
    • Kein statisches status-Feld in der Datenbank.
  • Projektstatus:
    • Wird dynamisch über die Methode is_erledigt() berechnet.

3.3. Tages-Workflow (Ablauf)

  1. Aufruf des Tages-Workflows:
  • Mitarbeiter wählt "Tages-Workflow" aus.
  • System: Zeigt die priorisierte Liste der Kontakte an (sortiert nach Wiedervorlage-Datum).
  1. Filter anwenden:
  • Mitarbeiter wählt Filter (z. B. Kunde, Tag-Kategorie, einzelne Tags).
  • System: Aktualisiert die Liste basierend auf den Filtern.
  1. Workflow beginnen:
  • Mitarbeiter klickt auf "Workflow beginnen".
  • System: Lädt den ersten Kontakt aus der gefilterten Liste in die Bearbeitungsmaske.
  1. Bearbeitung des Kontakts:
  • Mitarbeiter erfasst eine neue Gesprächsnotiz (Text, Tags, Wiedervorlage-Datum).
  • System:
    • Berechnet das wiedervorlage_datum (falls nicht manuell gesetzt).
    • Inkrementiert die version des Kontakts (für optimistisches Locking).
  1. Speichern und weiter:
  • Mitarbeiter klickt auf "Speichern und weiter".
  • System:
    • Speichert die Notiz und prüft die version des Kontakts.
    • Falls Konflikt (Version stimmt nicht überein UND Status wurde Wesentlich geändert):
      • Zeigt Konfliktmeldung an.
    • Lädt den nächsten Kontakt aus der Liste, der die Filterkriterien erfüllt.
    • Falls kein Kontakt mehr passt:
      • Zeigt Meldung: "Keine weiteren Kontakte entsprechen den Filterkriterien."
      • Kehrt zur gefilterten Liste zurück.

3.4. Dynamische Filterprüfung

  • Beim Laden des nächsten Kontakts:
    • System prüft:
      • Ist der Kontakt noch nicht erledigt (is_erledigt() = False)?
      • Liegt das Wiedervorlage-Datum noch im gefilterten Zeitraum?
    • Falls der Kontakt nicht mehr passt:
      • Lädt den nächsten Kontakt, der die Kriterien erfüllt.

📊 4. Beispiel-Daten

4.1. Tags

Name is_erledigend loest_wiedervorlage_aus wiedervorlage_abstand_tage
Uninteressiert True False NULL
Wiedervorlage False True 7
Nicht erreicht False True 3
Rückruf vereinbart False True 1
Falsche Nummer False False NULL
Erfolgreich False False NULL
Termin vereinbart False True 14

4.2. Gesprächsnotizen

Kontakt Notiz Tags Wiedervorlage-Datum Berechnung
Max Mustermann "Nicht erreicht" Nicht erreicht 20.09.2026 Heute + 3 Tage (Tag-Abstand)
Anna Schmidt "Rückruf vereinbart" Rückruf vereinbart 21.09.2026 Heute + 1 Tag (Tag-Abstand)
Peter Müller "Termin vereinbart" Termin vereinbart 04.10.2026 Heute + 14 Tage (Tag-Abstand)

🔍 5. Zusammenfassung der Änderungen

Bereich Änderung / Neuerung
Datenmodell Kein status-Feld in Project oder Contact → dynamische Methoden is_erledigt().
CallLog Einziges wiedervorlage_datum-Feld (automatisch berechnet oder manuell überschrieben).
Contact version-Feld für optimistisches Locking.
Filter Einzelne Tags als Filteroption (Mehrfachauswahl).
Bearbeitungsmaske Wiedervorlage-Datum ist manuell änderbar, wird aber automatisch aus Tags berechnet.
Workflow-Logik Dynamische Filterprüfung beim Laden des nächsten Kontakts.
Konfliktbehandlung Optimistisches Locking mit version-Feld + Meldung bei wesentlichen Änderungen.
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